Como regla general, una empresa asume la organización de un evento empresarial cuando, en primer lugar, surge un problema urgente que preocupa a su grupo objetivo, y en segundo lugar, este público objetivo está concentrado y es posible (es decir, la empresa tiene la base de datos necesaria).
En el sentido más amplio, una conferencia es una combinación de cuatro componentes:
- información sobre el estado de la industria (análisis, pronósticos para el futuro, iniciativas legislativas),
- Oportunidades para contactos con colegas, expertos, funcionarios gubernamentales, clientes potenciales, proveedores y socios,
- experiencia práctica de empresas
- Materiales de la conferencia (recopilación de informes, informes analíticos, publicaciones temáticas, lista de participantes).
El proceso de preparación de un evento importante de la industria lleva de cuatro meses a un año. Estructuralmente, puede distinguir varias etapas clave, en cada una de las cuales los organizadores pueden esperar los escollos:
- Determinar los temas del proyecto futuro y su público objetivo.
- Desarrollo detallado del programa, invitación de ponentes.
- Promoción de conferencias a través de diversos canales: medios, ventas.
- Organización (selección del sitio, restauración, equipamiento).
- Después de la conferencia: información de apoyo para los delegados, publicaciones sobre el evento.
El papel más importante se juega determinando el tema del evento futuro. Si comete un error en esta etapa, toda la brillante organización y los talentosos gerentes de ventas no harán de la conferencia un evento significativo que reúna a los principales actores de la industria.
Al elegir un tema, pruébelo de varias maneras. Marque la casilla si su respuesta es "Sí":
- ¿Tiene una base de contactos para su público objetivo?
- ¿Han tenido éxito eventos similares en su empresa, en una empresa competidora o en el extranjero?
- ¿Recibió una calificación positiva de varios expertos externos de la industria?
- ¿Ha recibido una evaluación positiva de los posibles participantes de la conferencia?
- Durante este período, ¿no hay una competencia seria entre eventos de temas similares?
- En el transcurso de la encuesta, ¿encontró personas que quieran hablar y que estén calificadas para el nivel de la conferencia?
Cuantas más respuestas positivas, más posibilidades hay de implementar un proyecto exitoso.
El tema de la conferencia debe ser multifacético, afectar los intereses de todos los participantes del mercado y el evento debe tener lugar en el momento "correcto". El período más exitoso para el evento es el momento de modificar la legislación y las políticas públicas en un sector particular de la economía. Por lo tanto, los cambios drásticos en la cuarta parte del Código Civil de la Federación de Rusia este año contribuyeron al éxito de las conferencias "Protección de los derechos de autor y derechos conexos: temas de actualidad" y "Protección de marcas registradas" del ciclo "Propiedad intelectual".
En la etapa inicial, escriba todas las ideas más salvajes e inesperadas sin dudarlo. Agrúpelos en torno a una idea central: quién sabe, ¿tal vez uno de ellos se convertirá en el punto culminante de su proyecto y lo distinguirá de docenas de otros eventos profesionales?
El contenido y los oradores estrella son la clave del éxito
Obviamente, la fama de la compañía que representan, el puesto y la experiencia que pueden compartir juegan un papel importante en invitar a oradores. En cuanto al contenido del informe, lo ideal, desde el punto de vista de su percepción, es dicha estructura: cobertura de la situación general en la industria - 25%, casos - 50%, discusión de los temas cubiertos - 25%.
Si alguna vez ha participado en conferencias, sabe cuál es la queja más común entre los delegados: "el contenido del informe era francamente publicitario, ¡hay pocos datos y números concretos!" Incluso involucrando a un alto directivo de una importante corporación internacional en un discurso, existe el peligro de que todo el informe se reduzca a una historia sobre lo buena y grande que es la compañía. La tarea del gerente del proyecto es transmitir al orador que no está hablando de sí mismo, sino de lo que es interesante para la audiencia, de lo contrario, puede perder el interés y la confianza de los participantes de la conferencia.
Un programa de conferencia competente se basa en varios principios básicos:
- desde teoría y visión general hasta estudios de casos,
- estrictamente de acuerdo con el tiempo planificado,
- del sector macro al micro sector (o del problema de la industria a los problemas de los participantes del mercado),
- del guión al debate y discusión.
¿Cómo promover la conferencia?
Cuando se forma el producto, la tarea del vendedor es informar al grupo objetivo al respecto. Por supuesto, es ideal contar con el apoyo de los medios federales. Sin embargo, uno debe recordar que lograr dicho apoyo puede ser difícil, laborioso y costoso. A veces es mucho más fácil llegar al público objetivo al comunicar información sobre el evento a través de publicaciones profesionales de la industria, que es probable que su cliente lea.
Por un lado, las herramientas para promover la conferencia son bastante escasas. Todo se limita a las herramientas de marketing directo. Por otro lado, la percepción de las herramientas y la respuesta a varios métodos están en constante evolución. Creo que las páginas de la revista Marketing Management han hablado repetidamente sobre la tendencia global: la personalización de las ventas. Esta tendencia hace que el organizador invierta constantemente en bases de datos, personalice escrupulosamente la información, supervise las respuestas en todos los canales de promoción e invierta en nuevas tecnologías, para promover el uso, precisamente, de las fuentes a través de las cuales CA está acostumbrada a recibir información sobre las tendencias del mercado.
Una combinación competente de todas las fuentes también es importante. La respuesta a las ventas y la promoción depende no solo del plan de promoción y ventas, sino también de una política de precios construida orgánicamente. Por lo tanto, al declarar un descuento del 25% para la inscripción temprana, debemos asegurarnos de que dos semanas antes del final del período indicado, el delegado recibirá esta información de todas las fuentes. Esto le permitirá obtener hasta el 40% de los ingresos 10 semanas antes del evento.
Una de las formas más efectivas de atraer delegados a las conferencias de negocios es la venta directa. El papel de un gerente profesional de ventas telefónicas es difícil de sobreestimar cuando se promueven conferencias. En Infor-Media invertimos mucho en capacitación, motivación y retención de empleados, porque el crecimiento de la experiencia afecta los volúmenes de ventas. Por lo tanto, la estructura de nuestro departamento está construida para que los gerentes se especialicen en ciertos segmentos del mercado: bienes raíces, telecomunicaciones, logística, finanzas, mercadeo, impuestos y leyes, petróleo y gas.
Todo esto proporciona un buen servicio, y para cualquier empresa organizadora, el servicio es una de las ventajas competitivas más importantes.
Creatividad en la organización del proyecto.
Los altos directivos y especialistas de las empresas están cansados de una serie de eventos del mismo tipo, por lo que puede y debe diversificar el formato de su evento incluyendo sesiones paralelas, mesas redondas, premios profesionales y excursiones en el programa. Por ejemplo, una decisión interesante de la conferencia "El trabajo de una empresa de gestión en un objeto inmobiliario comercial" fue una visita al centro comercial y de negocios de Moscú "Novinsky Boulevard, 31". Y en la conferencia internacional GSM Rusia, los representantes de los tres mayores operadores de comunicaciones móviles rusos organizaron una discusión informal: MTS, MegaFon y VimpelCom. Se sentaron en el escenario en sillones a la mesa de café con un ramo de flores, lo que creó una atmósfera completamente atípica para tales eventos y facilitó el diálogo de los participantes.
Es muy importante organizar la comunicación de los delegados y oradores. El programa de la conferencia debe tener suficiente tiempo planeado para las discusiones, la comunicación formal e informal. Es interesante que las preferencias de la audiencia de la conferencia varíen según la industria: por ejemplo, los financieros y los abogados están interesados principalmente en el contenido del evento, el contenido relevante y los casos prácticos, mientras que para los especialistas del mercado de las telecomunicaciones, la parte informal de la conferencia, la comunicación en vivo con colegas en el taller son muy importantes. coffee breaks, recepciones y debates.
El deseo de mantenerse al día hace que sea necesario incluir nuevas opciones en el paquete de delegados: por ejemplo, el sistema Expoconnection se ha puesto en funcionamiento recientemente, lo que permite a los delegados programar y organizar reuniones con una persona interesante antes de la conferencia. Después de todo, a menudo vemos cómo los participantes de la conferencia concluyen un acuerdo entre ellos. En tales casos, se puede ofrecer a los delegados salas de reuniones especiales.
Ampliar las oportunidades proporcionadas a los delegados en la conferencia es una cuestión de profesionalismo e inventiva de los organizadores. Esto puede ser una selección y venta de libros sobre los temas del evento, informes analíticos y textos de leyes en la carpeta del delegado, CD, preguntas por SMS a los oradores y muchas otras opciones que corresponden al formato y el estado del evento.
A pesar de que un negocio de conferencias profesional nació en nuestro país hace no más de diez años, evalúo su futuro de manera muy, muy positiva. Ahora, el mercado de eventos de negocios y conferencias en Rusia ha sido dominado por no más del 15-20%, mientras que el aumento en el número de eventos sin duda irá acompañado de un aumento en su calidad y efectividad.
Paso 1. Desarrollar una estrategia
Comience con la planificación general. Debe escribir un concepto claro del evento, preferiblemente en un documento separado.
Para quien se celebra la reunión. ¿Quién es tu público objetivo principal? Literalmente, debe dibujar varios retratos de los asistentes típicos de la conferencia. Responde las preguntas:
- La profesión de los alumnos. Que estan haciendo ¿Qué posiciones tienen? ¿Será interesante para artistas, gerentes, empresarios? Por ejemplo, en una estrategia sobre cómo crear una conferencia sobre la creación de aterrizajes, habrá especialistas en marketing, directores de marketing y propietarios de pequeñas empresas en Asia Central.
- Piense en lo que más preocupa a los representantes de Asia Central. ¿Qué tipo de "dolor" tienen? Continuando con el ejemplo, la búsqueda de buenos contratistas será interesante para los empresarios, para el seguimiento de KPI para gerentes y herramientas de automatización para artistas.
- Donde los representantes de Asia Central se comunican sobre el tema de la conferencia. Encuentra foros, grupos de perfiles en redes sociales, chats en Telegram. Intenta llegar a tantos canales como sea posible.
Cuando tenga las respuestas a estas preguntas, puede articular claramente la idea del evento y hacer la promoción.
Lea más sobre cómo configurar temas para escuelas, talleres y conferencias en línea en una entrevista con el Director de Desarrollo de ACCEL, Alexei Streltsov.
Paso 2. Encuentra oradores
Prepare una lista aproximada de personas interesadas en su público objetivo. Trate de encontrar no solo personas famosas que ya practican presentaciones en línea, sino también líderes de opinión en un nicho. Pueden ser administradores de foros activos, representantes de la empresa publicados en medios especializados, propietarios de grandes públicos y grupos en VKontakte y Facebook.
Redacta una carta que no solo invite a las personas a hablar. Ofrezca un tema para su informe, explique qué problemas quiere resolver el público con su presentación.
Brinde beneficios al orador: explique a cuántas personas planea atraer a la conferencia, qué cobertura está planificada. Si su formato permite que los hablantes vendan sus productos, dígalo en una carta.
Esta es la lista de oradores para la anti-conferencia en Bali de ACCEL
Paso 3. Prepara el programa
El puesto principal en el programa de la conferencia debe ser un experto de su escuela en línea. Si planea una reunión durante varios días, intente hacer sus informes diariamente.
Coloque altavoces en el medio o al final de una reunión. Indique que los plazos se pueden cambiar, por lo que es mejor que los espectadores asistan a todos los informes.
Echa un vistazo a una breve descripción de nuestra Bali Anti-Conference 2019.
No olvide mencionar que habrá comentarios de expertos de la reunión. Para aquellos que participarán en toda la conferencia, prepare un bono; este puede ser un libro electrónico, una consulta y otros materiales útiles.
Si planea vender grabaciones de la conferencia, dígalo al final del programa, para que aquellos que no tienen tiempo para asistir a la reunión puedan planificar la compra.
Su programa debe ser específico y comprensible para cualquier principiante.
Paso 4. Encuentra socios
Para organizar una conferencia en línea exitosa, un buen programa y posicionamiento no es suficiente. Buscando socios de tu nicho.
Haga con ellos un sistema similar a los altavoces: haga una lista completa de la compañía y las marcas a las que puede ofrecerles cooperación. Haga una propuesta en la que indique el alcance del evento, los canales de publicidad planificados, una lista de oradores que ya han aceptado participar y aquellos a quienes invitó.
Ofrecer detalles específicos de la empresa, enviar cartas personalizadas. Malo: una carta en el formato "Permítanos darle algo para la conferencia". Bien: “Ivan Ivanovich, en dicha conferencia tendremos muchos clientes potenciales de su empresa. Te invitamos a presentarle a nuestra audiencia tu producto. Permítanos intercambiar: tiene tres acceso ilimitado a su servicio para el sorteo, de nosotros la organización de la competencia más un gran banner en la página principal de la conferencia "
Paso 5. Preparar la plataforma técnica.
Debe decidir de antemano en qué plataforma se llevará a cabo la conferencia. A diferencia de un seminario web regular, tendrá que cambiar el canal principal a los altavoces, así que busque una plataforma con estas características.
Si al menos 30-100 personas planean asistir a la conferencia, use servicios pagados; habrá más confiabilidad, no hay riesgo de que la cuenta deje de responder en el momento adecuado.
Trabajamos en GetCourse: además de las transmisiones en vivo y la grabación de seminarios web, el sistema de análisis está integrado allí. Hay acceso de demostración: explore las capacidades de esta plataforma o encuentre un análogo adecuado.
Así es como se ve la interfaz para pasar una palabra a otro hablante en GetCourse: todo es simple e intuitivo
Paso 6. Hacer materiales promocionales
Promueva una conferencia en línea en todos los canales donde pueda llegar a su público objetivo:
- Haz un anuncio en el blog,
- Prepare un boletín informativo para sus suscriptores: solo 3-4 cartas con un anuncio, una historia sobre el programa, información detallada sobre oradores y socios son suficientes. Si existe esa oportunidad, comparta materiales útiles por adelantado, para que el público objetivo reciba la confirmación de la utilidad de la conferencia,
- Crea un video de invitación, publícalo en Youtube,
- Haga una reunión de eventos en las redes sociales, escriba varias publicaciones con anuncios e invitaciones,
- Reúna una página de destino. Un constructor libre, por ejemplo, Tilda, también es adecuado.
Si decide trabajar con la plataforma para celebrar conferencias, cargue materiales publicitarios allí: los análisis se conectarán automáticamente, será más fácil calcular el precio del suscriptor y el oyente de la conferencia.
La tendencia en la conferencia en línea está ganando impulso: decenas de miles de personas se reúnen al mismo tiempo
Paso 7. Ejecute la promoción
La conferencia está casi lista. Ahora necesita encontrar lo más importante: los oyentes. Es mejor si coges una tarifa simbólica pero de participación. La gente no toma en serio los grandes eventos que se llevan a cabo de forma gratuita.
Pruebe el esquema de monetización habitual para una escuela en línea: los materiales principales se venden, pero hay "acceso de demostración". Haga un seminario web gratuito sobre el tema de la conferencia una semana antes del comienzo de la reunión. Muestre el beneficio de su experto, explique qué transformación les espera a los participantes del evento completo.
La principal estrategia de promoción es publicidad contextual y dirigida, listas de correo y anuncios de líderes de opinión. Lea las instrucciones detalladas sobre cómo promover un taller gratuito.
Paso 8. Organiza una conferencia
Antes de la conferencia, recuerde el evento a todos los participantes por correo. Haga anuncios el día antes de la reunión en todas las redes sociales. Pida a los oradores y socios que dupliquen su grabación en todos los lugares.
Durante la conferencia, transmita en vivo en las redes sociales: cuente tesis interesantes, escriba citas de los participantes, publique materiales útiles. Las personas deben entender que les falta algo importante e interesante.
Bonificación: qué hacer después de la conferencia
Cuando termina la reunión, su trabajo continúa. Reúna todas las entradas del seminario web, utilícelas como material promocional para su escuela en línea.
Grabe en todos los canales con una oferta para comprar seminarios web. No olvides escribir un delineador de ojos para cada discurso: una historia corta sobre lo que dijo el orador.
Recopilar comentarios. Cree un cuestionario en Formularios de Google, solicite a los participantes que evalúen la organización general de la conferencia y cada orador por separado. A cambio, promete un pequeño descuento en tu próxima cita.
Si desea convertirse en un productor de eventos, obtener un conocimiento sistemático en la promoción y el apoyo a una gran comunidad de profesionales, venga al seminario web gratuito en ACCEL. Nos encanta ayudar a administrar escuelas rentables en línea: el futuro está en esa educación.
1: asegúrese de que su evento sea necesario
В 2015 году по мнению экспертов будет проведено порядка 6000 конференций по поведенческим особенностям пользователей. Это только на Земле. Многие будут хорошими, многие – отличными. Серьёзная конкуренция, не так ли? Собираетесь ли вы организовать мероприятие только ради мероприятия, или вы знаете, что оно действительно необходимо?
Хотел бы я знать заранее, что, какой бы захватывающей ни была моя идея, сначала нужно проверить, нуждаются ли в ней те люди, которые должны были покупать на неё билеты. Тогда бы я не тратил впустую время и силы. Всё, что нужно – подумать о том, для чего это мероприятие. ¿Este problema está cerca de las personas? ¿Mi conferencia promete ayudar con esto, y los clientes querrán participar?
- Jonathan Kahn (#dareconf)
La organización de conferencias es más cara de lo que imaginas. Para no quebrar, primero asegúrese de que haya demanda. Puede comenzar con actividades de inteligencia de bajo costo: organice debates en las redes sociales. Puede aprender un poco sobre la demanda y tener la oportunidad de discutir con la gente la forma en que piensa sobre la conferencia. O, como aconseja Jeff Crum:
Las mejores conferencias que he visto se centran en la creación inicial y el apoyo de la comunidad, después de lo cual los eventos ya se están organizando para sus reuniones personales. Esto lleva a conferencias más enérgicas cuando la gente quiere participar y no solo tiene que estar allí.
- Jeff Crum (Conferencia Delight)
Para la conferencia Enterprise UX 2015, ya trabajamos con el público de varias maneras, incluida la organización de debates y consultas mensuales. Al principio, discutimos la idea de celebrar una conferencia con muchos de nuestros interlocutores en varias redes sociales, y su reacción fue algo como: "¡Bueno, finalmente alguien lo hace!".
2: Decidir sobre el tipo de evento
Jared Spool identifica cinco tipos de eventos. El tipo afecta en gran medida el desarrollo del programa, la elección del lugar y el costo de las entradas, sin mencionar otras cosas.
Relacionado: eventos como IA Summit, UXPA e Interactions, donde se reúnen las personas que trabajan en el mismo proyecto. Muy a menudo, esta es la única forma de conocer personas que hacen algo común con usted. Por lo general, comparten experiencia y tecnología.
Red: organizada por capitalistas de riesgo. El programa es de importancia secundaria después de la actividad social, cuando las personas se encuentran y se conocen. Los descansos largos y las reuniones son más importantes que las conferencias.
Compras: una feria itinerante de venta y comercio. El espacio de exhibición es más importante que las conferencias, que generalmente son solo anuncios pagados por patrocinadores. Ejemplos: Macworld y CES
Educativo: los visitantes quieren aprender nuevas tecnologías y adquirir habilidades. Es importante quién hace presentaciones y sobre qué tema. Las actividades sociales se minimizan.
Académico: diseñado para recibir enlaces en publicaciones. Ejemplos: CHI, UIST y SIGGRAPH. Los trabajos son revisados por el público y publicados, para que los autores puedan obtener los grados de mención necesarios para sus títulos académicos.
El error de los organizadores principiantes es que no tienen en cuenta que los diferentes tipos de conferencias requieren diferentes formatos y estructuras. Los híbridos funcionan mal. El tipo de evento afecta todo, desde el momento hasta el descanso, hasta administrar el programa.
- Jared Spool (más de 35 conferencias durante más de 20 años)
Si su conferencia no está destinada a un público amplio:
Solo por invitación, sin aceptar solicitudes del exterior, para no molestarnos con el sistema de aplicaciones si sabemos a quién queremos invitar.
- Dan Stsuk y Joe Wong (UX Hong Kong)
3: Si no le importan los detalles, los participantes se encargarán de ellos.
Cada detalle es importante. En la reunión de diseñadores, asegúrese de que todas las pequeñas cosas se hagan correctamente. Los profesionales en el campo de las características de comportamiento de los usuarios son muy críticos con todo esto, lo discutirán durante el evento y esta impresión afectará la impresión general del evento.
- Cornelius Rehiru (UXcamp Ottawa)
Los detalles son importantes a largo plazo. Si los visitantes dicen qué tan bien se organizó todo, esto afectará positivamente su regreso la próxima vez. Y esto también significa que lo hiciste bien esta vez, y la próxima vez solo necesitarás pulir la aspereza y no rehacer todo desde cero.
Es mejor recorrer todo el programa desde la perspectiva de diferentes participantes:
Permanezca en el lugar no solo de los visitantes, sino también de los oradores, patrocinadores, voluntarios, anfitriones, la prensa, los guardias de seguridad, los visitantes comunes, etc. Estudie e imagine lo que necesitan antes, durante y después del evento. Sería bueno pensar en varios detalles, pero no se olvide de las necesidades básicas según la pirámide de Maslov.
- Grant Carmichael (UX medio oeste, TEDxGrandRapids)
4: Obtenga ayuda de profesionales
En uno o dos de los primeros eventos, atraiga especialistas que organicen eventos. La logística cuando se trabaja con hoteles, menús, Internet, la ubicación de locales, flujos, registros, reembolsos es solo una pesadilla.
- Christina Halvorson (Eventos Confab)
Debido a la complejidad del evento, debes aprender de los demás.
5: separar las responsabilidades desde el principio
No lleve la conferencia a muy pocas personas. Divida al equipo en varios grupos, en cada uno de los cuales 1-2 personas serán responsables y lo administrarán. Trabaje con oradores, patrocinadores, diseño, presupuesto, voluntarios, contenido, relaciones públicas, producción, entradas, sutilezas legales, todo esto debe abordarse. Siga el trabajo de los grupos y deje que todo el equipo hable periódicamente sobre su progreso.
- Grant Carmichael (UX medio oeste, TEDxGrandRapids)
Nos dimos cuenta temprano de que el trabajo con documentos debería comenzar desde el principio:
No subestime el tiempo que se dedicará a cosas tediosas como el cambio de registros, el procesamiento de cuentas, las respuestas al correo electrónico a las preguntas que ya ha cubierto en detalle en el sitio.
- Donna Spencer (UX Australia)
Los voluntarios son geniales, pero asegúrese de que los representantes también trabajen con usted. De tres a cuatro personas en las que puede confiar sin bajar a la microgestión.
- Jared Spool (más de 35 conferencias durante más de 20 años)
7: trata tu negocio
Lo quiera o no, pero una conferencia es un negocio y es arriesgado:
Las personas pueden reservar un boleto y no pagar, ignorar los recordatorios de pago y cancelar todo en el último minuto. Esto es especialmente malo para conferencias con discapacidades, ya que ha perdido dinero y la oportunidad de vender un lugar. Hubiera sido más fácil para mí vivir si me hubiera dado cuenta de cómo las personas pueden tener hijos, y habría sido más persistente, persiguiendo el pago y cancelando a los que no pagaron.
- Donna Spencer (UX Australia)
Es probable que sus acreedores indiquen claramente lo que quieren de usted. Además, debe indicar claramente a los participantes qué, cómo y cuándo necesitan registrarse (o cancelar). Hablando de boletos: Jared Spool cree que no debes subestimarlos:
Se organizan eventos gratuitos para vender algo. La gente está acostumbrada a pagar por los valores. Si elige un precio demasiado bajo, asustará a cualquiera que crea que la calidad del evento le corresponderá.
Y, por supuesto, todos los gastos deben estar cubiertos. Use la siguiente fórmula:
Ir a cero = Gastos fijos / (Costo - Gastos variables)
En primer lugar, necesitamos evaluar los costos variables y fijos (los costos fijos son los costos de ubicar al primer participante. Las variables son los costos de cada uno posterior).
Habiendo determinado los costos, elija un precio y mire la fórmula. Juega con números hasta que estés seguro de que, en cualquier caso, obtendrás ganancias. Esto es lo primero que hacemos para cada conferencia. Luego, comparamos constantemente estos números con la realidad. Esto nos ayudó a aprender cómo valorar bien los eventos y cómo rentabilizar cada conferencia.
- Jared Spool (más de 35 conferencias durante más de 20 años)
8: Vende, pero no vendas a patrocinadores
Los patrocinadores son importantes, pero lo más importante es la impresión de los participantes de la conferencia.
Ofrezca a los patrocinadores la oportunidad de anunciar sus productos y servicios, pero no permita que el evento se ejecute. A nadie le gustan los discursos de los patrocinadores o sus anuncios. Esto es irrespetuoso con las personas que pagaron el boleto.
- Bruno Figuerdo (UX Lisboa)
9: Dale a la gente un descanso (y un pipí)
Es bueno que nos hayamos dado cuenta de que es mucho más importante tomar muchos descansos para que la gente pueda chatear que hacer muchos informes
- Cameron Koscon (Brooklyn Beta)
A veces, quieres empujar más en el programa, pero el ritmo es muy importante. Los visitantes deben levantarse, calentarse, tomar un café, revisar el correo, ir al baño. Aprenda nuevas ideas, discútalas entre sí o piense en privado.
Vi conferencias en las que intentaban introducir información valiosa en cada segundo, comidas y cenas temáticas, debates en bares ... Me parece que los visitantes necesitan tiempo para relajarse y pasar el rato. Dales buena comida y bebidas, y todo saldrá solo.
- Bruno Figuerdo (UX Lisboa)
10: Esté preparado para pagar o separarse con los oradores
Es muy importante documentar sus reglas y adherirse a ellas, y publicarlas para que los oradores tengan una comprensión detallada de ellas. Algunos oradores no aceptarán hablar con usted sobre sus reglas. Debe estar listo para separarse de ellos y encontrar otro orador en su lugar. Es malo cuando elige un orador, y él se niega debido a un pago insuficiente, pero sucede.
- Christian Manzella (Gigante)
Encuentre otras formas de compensar a los hablantes, por ejemplo, ofreciéndoles videos diseñados profesionalmente de sus discursos o consultas con un entrenador de oratoria.
Comenzamos a dar a nuestros oradores pautas básicas, como el tamaño de fuente, y pronto trataremos de proporcionarles lecciones de oratoria. También es bueno tener un espacio para preparar un orador.
- Eva Caniasti (UXPA Boston)
11: Selle los altavoces antes de ingresar al podio
Los oradores, como todas las personas, no leen cartas, no saben lo que quieren de ellos, no saben cómo colocar una fecha límite en el calendario y hacen preguntas sobre lo que ya han discutido varias veces.
- Donna Spencer (UX Australia)
La mayor parte del tiempo se pasa corriendo alrededor de los altavoces
- Andy Bad (UX Londres)
Ya nos enfrentamos a la necesidad de patadas constantes. Nos preocupa que ya tengamos a todos, pero los oradores saben que este es un mal inevitable.
12: el lugar es la base de todo
Un lugar tradicional como un hotel o centro de conferencias no siempre es la mejor opción. Primero considere los requisitos y limitaciones del evento, luego busque el lugar más adecuado.
Proporcione un lugar donde las personas sean más libres para que no sea demasiado caro. En la mayoría de los hoteles y centros de conferencias, debe usar sus alimentos y bebidas y pagar todos los gastos generales.
- Brad Smith (WebVisions)
La ubicación afecta en gran medida la sensación del evento, por lo que prefiere algunos lugares más interesantes para encadenar hoteles o grandes centros de conferencias. A veces los centros culturales funcionan bien.
- Andy Budd (UX Londres)
Si tienes un programa increíble, a los visitantes no les importará a dónde va. He estado en grandes conferencias en lugares aburridos.
Lo primero que proporciona un lugar es la concentración de visitantes en el propósito de la visita. Si esto no es una Disneylandia o una conferencia de meditación, vinieron a participar en el programa y no a admirar las vistas. Deje que el lugar apoye el evento, no compita con él.
- Jared Spool (más de 35 conferencias durante más de 20 años)
13: El programa es gestión y diseño.
El programa de la conferencia no es solo un montón de informes. Deben estar unidos y dispuestos en el orden correcto.
Es difícil sobreestimar la importancia de un buen programa. Se puede hacer un cronograma en un par de minutos, pero lleva varios días elaborar una buena estructura, ritmo y flujo. Cuanto más grande sea el programa, más se necesitará para compilarlo.
- Steve Batey (UX Australia / Interacción)
Intenta organizar el programa como una declaración. Es sorprendente cuántas conferencias parecen un montón de eventos desordenados.
- Andy Bad (UX Londres)
Una buena conferencia es una impresión cuidadosamente planificada. No me refiero solo a refinamientos de diseño. Esta es una presentación emocional y educativa. Una conferencia ideal se lleva a cabo como un evento, para que todos los participantes reciban una sensación durante todo el día o días.
Una buena conferencia es como una buena lista de reproducción o álbum. Cada canción agrega la suya, y su orden es importante. Invitar a consultores famosos a hablar no tiene sentido. Necesitamos buscar nuevos talentos e ideas. Es necesario crear un entorno en el que los oradores deseen sentarse y escuchar a otros oradores, lo que aumenta el flujo de aprendizaje y la interacción de ideas. Y para esto necesita comprender muy bien su tema y las personas que lo desarrollan.
- Jeffrey Zeldman (Un evento aparte)
Mis mejores conferencias, que desarrollé, de las que hablé o asistí, crearon una impresión de varias capas que facilitó las transiciones de una capa a otra. Por ejemplo, en el último minuto decidiendo chatear con personas, debería poder hacerlo sin problemas.
Las conferencias multipropósito sugieren que las personas cambiarán entre informes, pero rara vez piensan que algunos querrán alejarse por completo de ellos. ¿Hay espacio para la reflexión y la discusión? ¿Responder el correo? ¿Para divertirse?
- Kevin Hoffman (Cumbre IA)
14: Prepárate para completar una pausa
Cameron Koscon me mostró el valor de los chistes malos. Los tenía listos para completar las pausas cuando el orador estaba ocupado con diapositivas o había un mal funcionamiento técnico. Luego se usaron bromas para mantener a la audiencia.
Es posible que no esté preparado para contar ni siquiera un chiste malo, pero aún necesita prepararse y decir algo sobre el tema del procedimiento o sobre el próximo orador.
15: Considere un sistema de retroalimentación
Algunos organizadores consideran importante recibir comentarios a través de formularios de comentarios ...
Debe ser posible dejar comentarios en papel en el aula. Las personas están más inclinadas a dar su opinión justo después del informe. Las revisiones variarán de "el mejor evento de mi vida" a "solo gasté dinero en vano". ¡Es sorprendente la cantidad de experiencia que puede variar!
- Christina Halvorson (Eventos Confab)
Otros recomiendan encuestas personales.
Prefiero recibir personalmente los comentarios de las personas a través de pequeñas encuestas, en lugar de evitar el papel con ellos.
- Bruno Figuerdo (UX Lisboa)
No olvides entrevistar a los oradores:
Siempre no solo recopilamos las opiniones de los oradores, sino que también brindamos la oportunidad de realizar comentarios anónimos. A veces, esta es la única forma de descubrir fallas, especialmente de naturaleza privada: pago, preparación, etc.
- Aria Styles (entornos para humanos)
16: Planifique cuidadosamente
Una vez que no le dimos importancia a desperdiciar esfuerzos para mantener nuestra salud, y ahora estamos tratando de arreglarlo. Además, los organizadores de la conferencia hacen recortes, subestiman el costo de los boletos o no pagan a los oradores. Cada compromiso crea un patrón cada vez más difícil de romper con el tiempo.
- Ari Styles (entornos para humanos)
17: Deja tiempo para asistir a tu conferencia
Ponte en la piel del visitante de tu evento.
En cada conferencia, siempre trato de participar en la conferencia como si fuera el evento de otra persona. Supongamos que saco una computadora portátil y trato de tomar notas. Por lo tanto, planeo trabajar para que haya tiempo para tales cosas.
- Christopher Schmitt (Entornos para humanos)
